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Blick ins Buch:

Nicht selten ruft mich ein Mandant an, um mir freudig zu berichten, dass er gestern den Kaufvertrag für eine Praxis unterschrieben hätte, was denn nun zu tun sei? Seine Freude verfliegt schnell, wenn ich ihm vorrechne, dass ihn die Fehler, die er bis zu diesem Zeitpunkt bereits gemacht hat, mehrere zehntausend Euro kosten werden.

Als ich vor einigen Jahren in die Beratung von Arztpraxen wechselte, wurde ich schnell mit der Aufgabe konfrontiert, eine ganze Praxis von Grund auf aufzubauen, praktisch von der ersten Idee bis zum ersten Patienten. Da derartige Übernahmen und Neugründung mehrere tausend Mal im Jahr stattfinden, nahm ich an, mich mit einer Google- und Literaturrecherche ausreichend auf diese Aufgabe vorbereiten zu können. Leider weit gefehlt. Nicht, dass es keine Ratgeber, To-Do- oder Checklisten zu dem Thema gäbe, jedoch es fehlte ein umfassender Überblick, was der Gründer mit welcher Priorität wann und in welcher Reihenfolge zu erledigen hat.

Meinen Mandanten ergeht es ähnlich. Weder das Medizinstudium noch die Jahre  als angestellter Arzt haben sie auf diesen Schritt vorbereitet. Mit dem vorliegenden Leitfaden möchte ich eine Lücke schließen und Ihnen konkrete Handlungsanweisungen geben, was Sie in den zwölf Monaten vor der Übernahme oder Eröffnung einer Praxis Schritt für Schritt abarbeiten müssen. Natürlich kann auch dieses Buch nicht jedwede Besonderheit von Gründungen aller Fachbereiche der Medizin berücksichtigen, aber ich arbeite seit einigen Jahren bei meinen schlüsselfertigen Gründungen nach diesem Schema. Es hat also eine gewisse Erprobung erfahren.

Das Buch führt Sie durch die Kreditbeantragung sowie die Verhandlungen mit Praxis-Abgebern und Partnern. Es nennt die Aufgaben, die Sie alleine angehen können und warnt, an welchen Stellen Sie Berater, Anwälte und Steuerberater hinzuziehen müssen, um keine böse Überraschung zu erleben. Ein großer Teil des Buches widmet sich der Auswahl oder der Überprüfung der Bestandsimmobilie und letztlich der wichtigen, initialen Vermarktung Ihrer Praxis. Was Ihre Niederlassung dann aber endgültig zu einer "multidisziplinären" Aufgabe macht, ist der meist notwendige Umbau oder die intensive Renovierung der Räumlichkeiten. Je nach Umfang drohen hier Nachträge, Ärger oder sogar die Verschiebung der Eröffnung.

Das Buch soll Ihnen helfen, Stolpersteine und Kostenfallen auf dem Weg zur eigenen Praxis rechtzeitig zu erkennen und zu umschiffen.

Einleitung

Die Gründung der eigenen Praxis hat immer noch etwas Mystisches. Horrorgeschichten stehen Verharmlosungen gegenüber oder niedergelassene Kollegen wollen lieber gar nicht an ihre Anfänge erinnert werden. Die dieses multi-disziplinäre Thema behandelnde Literatur ist rar und manch junger Mediziner ist so allein auf Ratschläge von Kollegen oder punktuelle Hilfe von Vertretern, Maklern und Fachberatern angewiesen. Dieses kann jedoch nur Stückwerk bleiben, eine umfassende Anleitung für eine Praxisgründung erhält man eher selten.

Seit einigen Jahren berate ich Human- und Zahnmediziner bei der Gründung und Optimierung ihrer Niederlassung. Dabei biete ich auch schlüsselfertige Praxisgründungen in einem Komplettpaket an, welches das Managen der Gründung von der ersten Idee bis zum ersten Patienten beinhaltet. Meine Erfahrungen aus diesen Projekten habe ich in dem vorliegenden Buch zusammengefasst und möchte damit beitragen, einen möglichst umfassenden Leitfaden für die erfolgreiche Gründung oder Übernahme einer Arztpraxis zur Verfügung zu stellen.

Das Buch richtet sich an alle Mediziner, die den konkreten Wunsch haben, sich zeitnah selbständig zu machen aber auch an diejenigen, die nur mal schauen möchten, ob sie einem solchen Projekt gewachsen sind. Ich behandle Neugründungen ohne Kassensitz oder Bestandsimmobilie als auch Praxisübernahmen sowie deren Verlegung, Renovierung oder Umbau. An den nötigen Stellen gehe ich auf die Besonderheiten von Gemeinschaftspraxen oder Praxisgemeinschaften ein und lasse erste Erfahrungen mit dem neuen Versorgungsstärkungsgesetz (VSG) einfließen.

Meine wichtigste Erkenntnis aus diesen Projekten ist, dass die Belastung einer Praxisgründung zum Eröffnungstermin hin exponentiell ansteigt. Das klingt zunächst einmal nach der simplen Anweisung, früher mit den Vorbereitungen zu beginnen. Aber verschiedene Faktoren, wie der Ablauf der Weitergabe von human-medizinischen Kassenzulassungen durch den Zulassungsausschuss (ZA), als auch die sich bedingenden und aufeinander aufbauenden Aufgabenblöcke führen zwangsläufig zu einer Kumulation der Lasten zum Ende hin. Dies wiederum birgt die Gefahr des Scheiterns des Projektes insgesamt. Seit der Liberalisierung der Zulassungsvergabe haben Zahnmediziner hier weniger Probleme, aber der humanmedizinische Praxisgründer sieht sich unter anderem mit der folgenden Problematik konfrontiert:

Dadurch, dass der ZA meist „relativ spät“ vor der Übernahme eine Entscheidung über die Weitergabe des Sitzes an den Nachfolger trifft, …

und dadurch, dass ein Kreditvertrag für den Praxiskauf erst final bewilligt wird, wenn die Entscheidung des ZA vorliegt, …

und dadurch, dass ein langjähriger Mietvertrag erst dann unterschrieben werden kann, wenn beides vorliegt, …

kann der Arzt erst kurz vor Praxiseröffnung beginnen, Investitionen für seine Praxis zu tätigen. Meist viel zu spät für einen Umzug oder den Umbau der Praxis, denn das Bauamt nimmt sich darüber hinaus noch drei bis vier Monate für die baurechtliche Umnutzung der neuen Immobilie Zeit.

Des Weiteren gibt es verwirrende Kreisschlüsse: Einen Kreditvertrag bekommt man nur, wenn man eine der Bank ebenfalls zusagende Immobilie gefunden hat. Jedoch kann man sich die Wunsch-Immobilie erst mit einem Mietvertrag sichern, wenn die Bank den Kreditvertrag genehmigt hat. So wird manche Praxis-Übernahme zu einem recht diffizilen Projekt, in dem man die Verhandlungen mit Vermietern, der KV, dem Abgeber, der Bank, dem Steuerberater und diversen Anwälten punktgenau auf einen Termin hin zusammenführen und dann im Schweinsgalopp durch den Praxisumbau hetzen muss!

Gern hält man mir hier entgegen, dass doch schon so viele Ärzte zuvor den Weg in ihre Niederlassung gemeistert hätten. Richtig, aber es ist breiter Konsens, dass sich die Praxen, insbesondere nach der Freigabe der Werbung für Ärzte sowie dem Siegeszug des Internets, zu echten kleinen Wirtschaftsunternehmen entwickelt haben. Während sich die Ärzte früher nur mit den Bestimmungen zu den maximalen Außenmaßen ihres Arztschildes beschäftigten, müssen Sie heute Werbefachmann, Googleoptimierer und IT-Spezialist in einer Person sein. Zudem genügen die freiwerdenden Praxen selten den Anforderungen einer modernen, patienten- und personalorientierten Arbeitsstätte. Immer noch haben 60% der alteingesessenen Praxen keine Internetpräsenz, Software aus den 90er Jahren und die letzte Renovierung liegt ebenso weit in der Vergangenheit. Die Räume sind oft nicht ausreichend schallgedämmt, die Decken auf „gemütliche“ 2,50m abgehängt, es fehlen Waschbecken und man tut sich schwer, mit der bestehenden Raumaufteilung eine moderne Aufbereitung von Sterilprodukten darzustellen. Fast immer wurden meine anfangs als „einfache Praxisübernahme“ geplanten Projekte  im Verlauf zu Kernsanierungen oder zu Neugründungen, da der Praxisstandort dann doch verlegt werden sollte.

In Ermangelung einer entsprechenden Vorbereitung im medizinischen Studium, müssen sich niederlassende Mediziner innerhalb von Monaten im Selbststudium einer Metamorphose vom sorglosen Angestellten zum selbständigen Kaufmann, Bauleiter und Geschäftsführer unterziehen. Allzu gerne schiebt man diesen unfreiwilligen und arbeitsreichen Exkurs lange vor sich her. Zu lange, bis es nachher zu spät ist. Und deswegen eröffnen Praxen nicht selten mit Webseiten „under construction“, auf der ein Männchen mit Warnweste einen imaginären Sandhaufen wegschaufelt. Der Arzt ist von Beginn an überlastet, was sich wiederum negativ auf die Mitarbeiter und das Praxisklima auswirkt. Für die Etablierung von Abläufen und Prozessen bleibt keine Zeit und so leiden Praxen noch nach Jahren an den Versäumnissen der Gründungszeit.

Es zeigt sich jedoch, dass eine gründliche Planung, ein vorausschauendes Projektmanagement und eine Vorverlagerung von geeigneten Arbeitsschritten dieses Desaster durchaus verhindern kann. Im ersten Teil des Buches führe ich Sie daher durch die strategische Vorbereitung einer Praxisgründung und zeige auf, wie wichtig das vorausschauende Projektmanagement ist. Um das Thema kurzweilig zu halten, entführe ich Sie aber auch immer wieder in meinen Beratungsalltag und berichte von Erfolgen und Fehlschlägen abgeschlossener Projekte, natürlich ohne meine Schweigepflicht als Berater zu verletzen. So profitieren Sie von Erfahrungen vieler Praxisgründungen aus verschiedenen Fachbereichen.

Im zweiten Teil des Buches helfe ich Ihnen, alle notwendigen Entscheidungen und Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge und rechtzeitig abzuarbeiten. Ich weise auf Untiefen, Fallen sowie drohende Mehrkosten hin und gebe Ihnen ein Gerüst oder Leitfaden an die Hand, welcher Ihnen helfen soll, Ihr Projekt erfolgreich zu durchlaufen. Im Stile eines „Blogs“ begleite ich Ihr Projekt durch die letzten 12 Monate bis zur Eröffnung und schlage vor, was Sie zu welchem Zeitpunkt durchführen müssen, um den gesetzten Eröffnungstermin zu halten.

Wenn man im Leben jeden Fehler nur einmal macht, aber auch nur einmal im Leben eine Praxis gründet, dann haben Sie eine gute Chance, jeden Anfängerfehler mitzunehmen. Das Buch soll dieses verhindern und es Ihnen ermöglichen, vorbereitet in das Projekt „Niederlassung“ zu starten. Es spiegelt dabei die Erfahrungen aus meinen Projekten wider. Sie haben also keine wissenschaftliche Arbeit vor sich und auch der Literaturnobelpreis wird achtlos an mir vorüberziehen. Aber am Ende des Buches steht vielleicht Ihre Praxis, ohne dass die Welt um Sie herum zusammengebrochen ist.

Der Online-Blog zum Buch

Vielleicht liegt es an der Heterogenität der medizinischen Fachgebiete, dass es kaum allgemein gültige Literatur zu Praxisgründungen gibt. Auch ich habe bisher noch nicht alle Fachbereiche begleiten dürfen, aber über die Jahre erkannt, dass es doch einen „roten Faden“, eine Abfolge der Aufgaben gibt, die für alle Niederlassungen gleich zu sein scheint. Letztlich will ich Ihnen mit diesem Buch einen Rahmen vorgeben, wie Sie als „Projektmanager“ den Weg durch die Planung, Finanzierung, Budgetierung, den Bau und die Vermarktung Ihre Niederlassung erfolgreich meistern können. Bei dieser Themenfülle wird sich dieses Buch aber auch der Kritik stellen müssen, keinen Passepartout für Gründungen in allen Fachbereichen oder auch Regionen Deutschlands zu liefern. Besonderheiten der Gerätschaften Ihres Fachgebietes, der zugrundeliegenden Regeln der lokalen Bauämter, Ärztekammern, Zulassungsausschüsse oder Kassenärztlichen Vereinigungen können weitere oder geänderte Anforderungen an die Vorbereitung, den Gründungsablauf und die Zulassung Ihrer Praxis notwendig machen. Daher habe ich beschlossen, dieses Buch leben zu lassen. Zeitgleich zur Veröffentlichung starte ich einen Online-Blog blog.praxiskonzeption.de, in dem der Leser Kritik, eigene Erfahrungen und Ergänzungen zu diesem Buch anonym posten kann. Zudem beantworte ich dort Einzelfragen und berate Sie kostenfrei zu Ihrer Niederlassung. Somit erhoffe ich mir, dass dieses Buch online an Breite gewinnt und zu einer immer vollständigeren Anleitung für eine Praxisübernahme oder Praxisgründung wird.

In eigener Sache: Als Berater habe ich mich entschieden, unabhängig zu arbeiten und keine Provisionen von Banken, Versicherungen oder sonstigen Lieferanten anzunehmen. Ich vertrete oder promote niemanden, sondern berate gegen ein Stundenhonorar, was den Vorteil hat, dass ich meinen Mandanten immer genau das raten kann, was ich tatsächlich für richtig halte, und nicht das, was mir am meisten Geld einbringt. Aber das Misstrauen ist groß und so entstand schon die ein oder andere skurrile, aber auch lustige Situation zwischen mir und meinen Mandanten, von denen ich in diesem Buch berichten möchte. Und so hoffe ich, Sie auch das ein oder andere Mal zum Schmunzeln bringen zu können.

Ein Beispielkapitel aus dem Hauptteil des Buches:

6 Monate vorher: Praxiskaufvertrag abschließen

Das lange Ringen mit dem Abgeber Dr. Alt ist beendet. Sie beide und Ihre Anwälte haben alle Konfliktpunkte aus dem Vertrag entschärft. Die Situation entspannt sich. Auf einmal ist man nicht mehr die andere Partei sondern Vertragspartner! Aber halt, unterschreiben Sie den Vertrag jetzt bloß noch nicht! Denn jetzt beginnt eine Kaskade von Aufgaben, die Sie zügig und möglichst in einer Reihenfolge abarbeiten müssen. 

Das Buch hat hier bewußt Redundanzen. Sofern Sie nicht schon seit Monaten an diesem Kauf verhandeln, sondern unverhofft schnell an die Praxis und den Vertragsentwurf gekommen sind, müssen Sie jetzt einige Punkte aus den vorherigen Kapiteln nachholen, daher erwähne ich diese hier erneut:

 

  • Schicken Sie den Entwurf des Praxiskaufvertrages umgehend zu der Bank Ihrer Wahl, die diesen unbedingt prüfen muss. Verlieren Sie keine Zeit! Es wäre nicht das erste Mal, dass Abgeber sich noch umentschieden haben. Z. B. ein Kollege taucht auf und bietet 20.000€ mehr. So lange Sie noch keine Unterschrift haben, ist das Geschäft nicht gemacht!
  • Der Vertrag muss eine Rücktrittsklausel enthalten, sofern der ZA oder die Banken Ihrem Vorhaben nicht zustimmen.
  • Haben Sie sich die Umnutzung zur Arztpraxis zeigen lasen? Oder haben Sie beim Bauamt nachgeschaut, ob in der Bauakte Ihre Nutzung erlaubt wurde?
  • Da Sie und der Abgeber ja jetzt bald Partner sind, vereinbaren Sie, sofern mit Ihrem jetzigen Arbeitgeber machbar, gemeinsame Sprechstunden oder Vertretungen in Ihrer neuen Praxis. Und dann nehmen Sie diese dabei genau unter die Lupe. Was hört man durch die Türen? Sind die Wände ausreichend schallgedämmt, ist das Wasser aus den Wasserhähnen sauber? Gehen die Rollladen, die Alarmanlage oder die Brandmeldeanlge noch? Gehen Sie mit Ihren neuen Geräten und Computern vor Augen durch die Praxis. Sind überall da, wo Sie es brauchen, Strom und cat Anschlüsse für das Netzwerk? 
  • Gehen Sie abends mit einem Bauunternehmer oder Architekten durch die Praxis und lassen sich zeigen, welche Folgen es hat mal hier und da ein paar neue Kabel oder Rohre ziehen zu lassen. 
  • Lassen Sie den Architekten die Umbaukosten planen und tragen diese in das Budget ein.
  • Die Aussage, dass eine Kernsanierung der Etage eigentlich besser und letztlich nicht teurer wäre, als überall ein bisschen rum-zu-bauen, muss jetzt entschieden werden. Sie wollen lieber umziehen und in die zu kleinen, unpassenden Räume eigentlich gar nichts mehr investieren. Dann müssen Sie jetzt entscheiden wann.
  • Ebenfalls müssen Sie entscheiden, ob Sie einen Nachfolge-Mietvertrag für die alte Praxis unterschreiben wollen oder nicht! Falls nicht, wie lange läuft der alte, den Sie übernehmen müssen, dann noch?
  • Falls Sie, wie geplant, in der Bestandspraxis bleiben, holen Sie sich ein Angebot für einen Mieterwechsel von dem Vermieter der Praxisimmobilie ein. Senden Sie diese Verlängerung oder den neuen Vertrag an Ihren Anwalt, Ihren Steuerberater und die Bank! Unterschreiben Sie dieses noch nicht oder lassen sich eine Rücktrittsklausel einbauen, die Sie aus dem Mietvertrag entlässt, sofern der ZA die Praxis nicht an Sie weitergibt oder die Bank Sie nicht finanziert.
  • Wenn Sie doch noch umziehen wollen und können, gehen Sie im Buch zurück auf „12 Monate vorher“ und wechseln Sie gedanklich in die Sparte der „Neugründer“. Sie brauchen jetzt einen neuen Plan, eine neue Finanzierung und eine Immobilie. Und das äußerst schnell. Anders als die, die geplant neu gründen, haben Sie jetzt keine 12 Monate mehr Zeit, denn der ZA tagt bald und Dr. Alt will seinen Kaufpreis. Ihn interessiert Ihr Umzug wenig.
  • Prüfen Sie die Verlegungsfähigkeit des Sitzes bei der KV/KZV.
  • Angehende Gemeinschaftspraxen oder Praxisgemeinschaften müssten spätestens jetzt Ihren Partnerschaftsvertrag unterschreiben. 
  • Erst wenn Sie grünes Licht aller Anwälte, Steuerberater und der finanzierenden Bank haben, unterschreiben Sie den Kreditvertrag und danach den Praxis-kaufvertrag. Auch hier, kurz Champagner und dann gleich weiter!
  • Der unterschriebene Praxiskaufvertrag geht in Kopie zu Banken und Steuerberatern und ggf. zum ZA. Fragen Sie hierzu Ihren Anwalt.
  • Prüfen Sie abschließend, ob Sie alle Auszahlungs-Voraussetzungen des Kreditvertrages erfüllen und alle Papiere zusammen haben. Falls noch nicht geschehen, müssen Sie schleunigst den verlangten Gesundheitstest absolvieren. Senden Sie die Originale der Lebensversicherungs-Policen an die Bank.
  • Falls eine Bankbürgschaft oder eine „harte“ geschriebene Finanzierungsbestätigung für den Kaufpreis verlangt wurde, beauftragen Sie diese nun.
  • Ihr Anwalt bereitet jetzt alle Dokumente für den Zulassungsausschuss vor, der Ihren Kauf dahingehend vollenden soll, dass er den Versorgungsauftrag ausschreibt und an Sie weitergibt. Vorher dürften Sie theoretisch noch nicht beginnen, Geld auszugeben. Aber auch hier beruhigt eine Vorabauskunft der KV und eine Einschätzung Ihres Anwaltes. Ein kleines Restrisiko bleibt bis zur Entscheidung des ZA aber immer. Willkommen in der Selbständigkeit!
  • Erst wenn der ZA Ihnen den Sitz zugeteilt hat, unterschreiben Sie den langjährigen Mietvertrag (ohne Rücktrittsrecht).
  • Beginnen Sie mit den Vorbereitungen für die Renovierung. Lesen Sie analog die folgenden Kapitel zu Umbauten im Rahmen einer Praxisgründung. Auch Sie müssen nun Handwerker, Dienstleister und Lieferanten auswählen, bewerten und beauftragen.
  • Legen Sie den Zeitrum für die Renovierung fest und koordinieren Sie diesen, falls nötig, mit dem Praxis-Abgeber. 
  • Sobald es Ihr laufendes Arbeitsverhältnis es erlaubt, eröffnen Sie ein separates Google-Account und melden Sie Ihre Praxis schon einmal dort an. Sie bekommen eine Verifikations-Postkarte zugeschickt. Verifizieren Sie Ihren Account, ansonsten bleibt der Googleauftritt aber zunächst leer.
  • Verhandeln Sie mit dem Abgeber, dass Sie schon jetzt oder relativ schnell mit Ihrem Namen auf den Briefkasten kommen.
  • Stellen Sie trotzdem einen Nachsendeauftrag von der Praxis an Ihre Privat-adresse.
  • Kümmern Sie sich um Ihre Kündigung! Noch sind bis zur Übernahme 5 bis 6 Monate Zeit, bei einigen Arbeitsverträgen wird das aber schon knapp.  
  • Achtung, da Ihre neue Webseite möglichst drei Monate vor Eröffnung online gehen sollte, müssen Sie zu diesem Zeitpunkt tatsächlich von Ihren Treuepflichten des alten Arbeitsvertrages entbunden worden sein. Sie können nicht mit Ihrer neuen Praxis werben, so lange Sie Gehalt von Ihrem Arbeitgeber beziehen. Auch den Urlaub oder eine Fortbildungszeit für das Ende aufsparen, um so weiter Gehalt zu kassieren, kann unter Umständen problematisch sein. Besprechen Sie dies mit Ihrem Anwalt! 
  • Halten Sie Ihr Projekt zu diesem Zeitpunkt unbedingt noch geheim. Sobald Sie sich offenbaren, kommt zu dem Projekt-Stress noch die geschockte Verwandtschaft nebst Freuden und Kollegen hinzu. Siehe auch das folgende Kapitel.

 

Das Schaubild der nächsten Seite demonstriert, was Sie in den vergangenen Wochen geleistet haben. Jeder einzelne Pfeil repräsentiert einen Aufgabenblock, den es zu erledigen gilt, bevor Sie einen Praxiskauf- oder Mietvertrag unterschreiben sollten. Wenn mich Interessenten anrufen, um mir freudig zu berichten, dass sie soeben ein Praxis gekauft aber sonst noch nichts hätten, muss ich an dieses recht wirr anmutende Schaubild denken! Es spiegelt jedoch lediglich die Komplexität eines solchen Projektes wider. 

Wenn Sie in diese Phase des Projektes unvorbereitet gehen, ist die Chance groß, dass Sie die anvisierte Immobilie oder Praxis wieder verlieren. 

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