Digitalisierung – wozu?

Jetzt hatte ich einige interessante Gespräche, die ich hier gerne verarbeiten würde. Es ging um meine Aussage zum Ende des letzten Beitrages, dass die Corona-Krise die generell bereits bestehende Notwendigkeit zur Digitalisierung in Arztpraxen verstärken wird. Einen Standpunkt, den ich auch außerhalb dieses Blogs vehement vertrete.

Man könne es „nicht mehr hören“, „Digitalisierung“, was bedeute dass denn überhaupt? Eine leere Worthülse oder nur ein Modewort, welches die Arztpraxen wieder einmal motivieren soll, Geld auszugeben. Ob ich nicht wüsste, dass in einer Arztpraxen Worte, Ängste und Persönliches zwischen Arzt und Patient, mithin zwischen zwei Menschen, ausgetauscht würden. Das sei das Wesen einer Arztpraxis, nicht die digitale Auftragsverarbeitung!

Alles richtig, aber das Thema wird so falsch betrachtet. Die Digitalisierung hat nur ein Ziel. Sie soll dem Arzt oder der Ärztin mehr Zeit und Ressourcen für die Behandlungen der Patienten zur Verfügung stellen! Sie soll die Praxis finanziell stabilisieren und dem Arzt Freiraum und Muße geben, seine Patienten so zu betreuen, wie er oder sie es möchte!

Wie oft komme ich in Arbeitszimmer meiner Mandanten, in denen der Schreibtisch so voller Papierstapel ist, dass man sich kaum anschauen kann. Ich übertreibe, aber immer wieder höre ich „Muss ich noch machen…“. Wie oft bekomme ich mit, dass Behandlungen kontinuierlich unterbrochen werden, weil jemand reinplatzt und unbedingt jetzt etwas von dem Arzt wissen muss. In einer Praxis meiner Optimierungs-Mandanten klingelten permanent die internen Telefone, weil die Abstimmung nur adhoc klappte. Kein System, kein grundlegender Plan und keine Ahnung wie man das ändern sollte. Man kenne das ja noch aus dem Krankenhaus, der OP-Plan war bereits überholt, als er ausgehangen wurde. Also wozu einen machen.

Andere meiner Mandanten blockieren sich mittags, abends oder immer zwischendurch Zeiten, um Akteneinträge und Rechnungen zu erstellen. Alles Zeiten, die bei der Patientenbetreuung fehlen. Zeiten, die den Tag noch hektischer machen und die Aufmerksamkeit der Behandler weiter reduziert. 

Einer meiner Mandanten erklärte mir nach erfolgreicher Gründung seiner Praxis, er wolle sich den Mittwoch Nachmittag für Verwaltung freihalten. Getroffen hatten wir uns, weil sein Geld am Ende des Monats nie reichte. Ich rechnete ihm vor, dass seine 4 Stunden Verwaltung jeden Mittwoch gut 6.000€ weniger Umsatz im Monat bedeuteten. Wir fanden einen Weg, wie diese Verwaltungsaufgaben entweder erst gar nicht anfallen oder „delegierbar“ wurden. 

Dieser gesamten Themenkomplex füllt ein ganzes Buch an dem ich parallel auch schreibe, aber aufgrund des Gründungs-Booms nur schlecht voran komme. Deswegen hier einige zusammenhanglose Beispiele, die den konkreten Nutzen der Digitalisierung aufzeigen sollen:

  • Eine voll digitalisierte Praxis bedeutet, dass man alle Behandlungen, Prozeduren und Ziffernketten so im Rechner präsent hat, dass die Patientenakte samt Privatrechnung mit wenigen Mausklicks am Ende jeder Behandlung geschlossen werden kann. Inklusive Arztbrief, Rezept und Anweisungen an die folgenden Behandlungen.
  • Eine voll digitalisierte Telefonanlage und Terminvergabe bedeutet nicht nur, dass Patienten auf magische Art in abgesagte Termine nachrücken. Nein, während Corona haben viele „meiner“ Praxen, das Telefon ins Homeoffice verlegt. Wenn man es modern digitalisiert, benötigt man dafür keine VPN-Tunnel oder große Bandbreiten zu Hause. Ein Browser oder ein iPad im heimischen WLAN reicht dann.
  • Reichlich oft haben wir während Corona diskutiert, ob der reduzierte Umsatz denn noch für die Kosten reiche. Oder anders herum, wieviel Reduktion können wir verkraften, bevor die Lichter ausgehen? Mit einer modernen Praxissoftware und monatlichen Buchhaltungsabschlüssen, 14 Tage nach Ende des betrachteten Monats haben Sie das Ergebnis auf Knopfdruck. Man geht so tatsächlich entspannter durch die Krise!
  • Ein striktes Ressourcen- und Workflow-Management bedeutet, dass viele lästige Aufgaben von Rechnern überhaupt erst übernommen werden können. Sie müssten das Leuchten in den Augen der Helferinnen einmal sehen, wenn das „Umtelefonieren“ der Patienten eines Nachmittages ganze 5 Minuten dauert. Und das Leuchten in den Augen meiner Mandanten, wenn man in der jetzt sauber getakteten und von vielen unsinnigen Aufgaben, Listen und Doppelarbeit befreiten Praxis gar keine neuen Mitarbeiter mehr benötigt. 

Dagegen habe ich viele Mandanten, die jeden Samstag in die Praxis müssen, weil sie sonst den Überblick verlieren. Andere berichten mir, dass sie unzählige leere Patientenakten hätten, wo ein Behandlungsfall eröffnet wurde, aber jetzt nach zwei Wochen könnten sie sich noch nicht einmal mehr an das Gesicht des Patienten erinnern. Geschweige denn eine Rechnung stellen. Die Sprechstunde verlaufe unkoordiniert und hektisch, was in gegenseitige Schuldzuweisungen im Team endete. 

Nach einer Bestandsaufnahme rechne ich meinen Optimierungs-Mandanten dann vor, dass man nur einige tausend Euro für neue Rechner, Telefone und fehlende Softwaremodule ausgeben müsse, um diesen Teufelskreis zu durchbrechen. Und bei den von mir begleiteten Gründungen bauen wir die Praxis natürlich gleich so auf. Wir verknüpfen vor Eröffnung Ressourcen mit Terminen, so dass jede x-beliebige Helferin ohne große Einarbeitung Kettentermine in ferner Zukunft vergeben kann. 

Die monatliche Buchhaltung übernimmt ein Scanner, der jede eingehende Rechnung oder Quittung verschlingt und direkt an den Steuerberater beamt. Keine Pendelordner, weniger Fehler oder fehlende Dokumente, keine Kopfschmerzen – den Kopf frei für die Patienten.

Das schlagendste Argument aber, warum digitalisierte Praxen Krisen besser durchstehen, habe ich im letzten Betrag bereits erwähnt. Während wir eine Praxis  in 2020 direkt in den Shut-Down gegründet und den Kalender bereits vor Eröffnung gefüllt hatten, rief mich tags drauf einer meiner Berliner Optimierung-Mandanten an. Ich könne wieder einmal vorbei kommen, alle Patienten des restlichen Tages hätten abgesagt. Er hätte die Mitarbeiterinnen nach Hause geschickt und hätte jetzt Zeit.  

Lock-down reloaded

Nach meinem letzten Beitrag in diesem Blog brach „die Hölle los“. Ich gebe zu, ein wenig wollte ich mir ja selbst Mut machen, in den Wirren des ersten Lock-downs im März diesen Jahres. Aber nach nüchterner Betrachtung der Umstände dieses Virusbefalls sah ich die Chancen für eine Praxisgründung tatsächlich nicht geschmälert. Im Gegenteil! Wer möchte, kann sich meine damaligen Thesen in dem hier vorangehenden Artikel durchlesen. 

Und genau so ist es gekommen. Den gesamten Sommer hindurch machte ich einen Machbarkeits-Workshop nach dem anderen. Ihre KollegInnen wollten und wollen aus dem Krankenhaus raus. Man hatte ja eh vor, sich irgendwann einmal selbständig zu machen. Corona hätte ihnen dann nur noch den letzten „Schubs“ gegeben. Mein Buch verkaufte sich in Rekord-Stückzahlen. Wohl falsch, das als „Hölle“ für einen Praxisberater zu bezeichnen, aber das meine ich auch anders: 

Mein Telefon stand nicht mehr still. Man hätte mein Buch gekauft und den Blog gelesen – ob ich denn auch dazu stehen würde? Wäre Corona realistisch betrachtet nicht doch ein Grund, das Wagnis „Praxisgründung“ zu verschieben? Sicherlich wolle ich nur Werbung für mich und meine Dienste machen. Die Gespräche waren herausfordernd und kritisch. 

Jetzt in der Nachschau fällt die Beurteilung natürlich leichter. Und fragen Sie gerne auch einmal die Banken. (Mit Ausnahme der APO-Bank, die sich mit einem IT-Problem Monate lang komplett aus dem Markt katapultiert hat.) Dort werden derzeit Kredite für Praxen am Fließband herausgegeben. Ich selbst arbeitete auf einmal an über 10 Projekten parallel, ein Novum. 

In der Tat haben die KVen und KZVen die Liquidität der Praxen sichergestellt. Und bis auf die leicht verschiebbaren elektiven Behandlungen waren meine kürzlich gegründeten Praxen schnell wieder auf der Vor-Pandemie-Auslastung. Mehr noch, wer während des Lock-Downs offen blieb, hatte auf einmal zahlreiche Patienten der Konkurrenz im Terminkalender! Der zu erwartende Umsatz einer Praxis änderte sich bei der überwiegenden Anzahl der Fachbereiche mit COVID nicht oder wenig. 

Nicht Recht hatte ich mit der These, dass Personal wieder auf dem Markt verfügbar werden würde. Im Gegenteil, die Mitarbeiterinnen der Praxen blieben lieber in ihren vermeintlich sicheren Arbeitsverhältnissen. Eine MfA schilderte mir die Situation sehr verständlich: Bei einem Wechsel hätte man Angst, als „die Neue“ auch als erste gehen zu müssen, würde sich die wirtschaftliche Lage der Praxen doch noch verschlechtern. 

Mit den Handwerkern, die wir für die Umbauten und Renovierungen der Immobilien benötigen, lag ich auch falsch. Aber anders, als man es erwarten konnte: Ja, durch die stillgelegten oder verschobenen Großbauten, waren Handwerker ab Mai wieder verfügbar. Aber es fehlte an Material. Ich hatte Trockenbauer ohne Trockenbau-Platten. Die Lieferung der Türen einer Praxis wurden Monat um Monat verschoben. Heute wissen wir, dass mit dem ersten Lock-Down die weltweiten Lieferketten unterbrochen wurden. Ein Fehler, den man mit dem zweiten „harten“ Lock-Down, der morgen beginnt, nicht wiederholen wird. 

Letztlich aber hat sich die notorische „Masken-Verweigerung“ auf den Baustellen zu einem drastischen Problem entwickelt. In der Endphase eines Praxisausbaus tummeln sich schon einmal 10 bis 20 Handwerker in den engen Räumen. Stolz betrat ich mit meiner in China erworbenen ffp-2 Maske eine Baustelle – und wurde glatt ausgelacht. Ob ich wirklich daran glauben würde?! Der Fliesenleger kam aggressiv auf mich zu und drohte, dass, sollte ich hier Masken zur Pflicht machen, er gleich zu einer anderen Baustelle fahren würde. 

Inzwischen bekommt man von vielen Baufirmen keine verbindlichen Termine mehr, weil die Ausfälle durch Corona und Quarantäne nicht mehr beherrschbar wären. Traurig, einer meiner oft gebuchten Elektriker erzählte mir, dass er auf einer anderen Baustelle bereits der dritte Elektriker wäre. Der erste sei an Corona gestorben, der zweite deswegen im Krankenhaus. 

Ich plane nun gut zwei Monate mehr für Umbauten ein und ein gutes Verhältnis zu den Baufirmen zahlt sich wieder aus. Wie vor der Krise muss man um die knappen Ressourcen buhlen und diese rechtzeitig vertraglich sichern. Hier hat sich also nicht viel geändert.  

Lassen Sie mich noch einmal zurück zu den knapp vor der Pandemie eröffneten Praxen gehen: Eine Mandantin rief mich in der ersten Woche des ersten Shut-Downs an und teilte mir mit, dass ihre Patienten der Reihe nach absagten. Eine Woche später rief sie wieder an, weil sich ihr Terminkalender auf magische Art wieder gefüllt hatte. Was war da passiert? 

Seit einem Jahr empfehle ich eine ursprünglich französische Software für die Online-Terminbuchung. Nicht nur aber auch weil sie eine automatische Nachrückliste hat. Wird ein Termin frei, werden die Patienten, die bei Vergabe angekreuzt haben, gegebenenfalls auch einen früheren Termin wahrnehmen zu wollen, automatisch digital kontaktiert. Wer dann zuerst zuschlägt, bekommt den freien früheren Termin. Und so blieb der Terminkalender auch in den Wirren der Pandemie voll, ohne für das Nachrücken irgendein Telefonat geführt zu haben.

All das funktioniert natürlich nur, wenn man die dahinterliegende Ressourcen sauber definiert und mit den Besuchsgründen verknüpft hat. Und hier haben die frisch geplanten und digital aufgesetzten Praxen einen wirklichen Vorteil vor der eingesessenen Konkurrenz. Wir bauen von Anfang an alle verfügbaren digitalen Bausteine von der Rezeptbestellung über die Terminvergabe bis hin zur Videosprechstunde ein. Die jungen Praxen arbeiten damit von Anfang an wie selbstverständlich. Die Kollegen aber, die bisher keine Notwendigkeit für solche Investitionen sahen, können dies meist nicht schnell nachholen. Das Ressourcen-Management  erfordert ein Umdenken, eine strikte Zuordnung von Zeiten, Räumen, Personen und Geräten und damit eine nicht selten „schmerzvolle“ Änderungen geliebter Gewohnheiten.  

Letztlich bleibe ich bei meiner Aussage aus dem März: Jetzt ist die Zeit zu gründen! Der Virus wählt Politiker ab und wird viele Märkte nachhaltig verändern. Wie bei allen Krisen aber geht das Leben danach weiter und diejenigen, die sich den Herausforderungen am schnellsten anpassen, werden das zukünftige Bild der Branche prägen. 

In unserem Markt sind dies die voll digitalisierten, modernen Praxen, die Kunden-Orientiertheit, Organisation und Effizienz in den Vordergrund stellen.

Praxisgründung im Schatten der Corona-Krise?

„Bleiben Sie gesund!“ haben wir jetzt oft genug gehört… Bei meinen Mandanten rückt aber immer mehr der wirtschaftliche Aspekt dieses Wunsches in den Vordergrund. Mitunter herrscht die blanke Panik. Letzten Monat gerade noch eine neue Maschine gekauft, zwei neue Helferinnen eingestellt und das Finanzamt hat Mitte März die Einkommensteuer-Vorauszahlung für ein Quartal abgebucht. Das Konto ist leer, und dann das!

Der Gedanke liegt nahe, diejenigen, die sich gerade mit einer Praxisgründung beschäftigen und das Entsetzen bei ihrem Arbeitgeber mitbekommen, würden ihr eigenes Projekt jetzt sicher aufgeben. Und tatsächlich verkaufte sich mein Buch schlagartig überhaupt nicht mehr. Das Thema hatte seine Relevanz verloren. Für mich kamen nur noch Hamsterkäufe im Getränkemarkt in Betracht.

Und dann geschah Sonderbares. Am vergangenen Wochenende wurden auf Amazon 5 Bücher verkauft. Ein Rekord! Ich rang nach Erklärungsansätzen: Natürlich waren einige Praxen geschlossen und Ärzte sowie insbesondere Zahnärzte lümmelten sich tatenlos auf dem Sofa. Einige derer beschäftigten sich dann wohl aber doch mit einer Niederlassung. Für sie schien es eine Zeit nach COVID19 zu geben.

Dieser Ansicht bin ich ebenfalls: Seit den 90ern bewege ich mich in der Life-Science Branche und habe über bundesweite Anti-Korruptions-Einsätze, der Weltwirtschaftskrise 2008 und Flugverkehr-verhindernden Vulkanausbrüchen schon alles erlebt. Retrospektiv waren das alles letztlich nur Dellen in einer stetig wachsenden Entwicklungskurve.

Aber beginnen wir doch mit der Frage, die mir in diesen Tagen in fast jedem Telefonat gestellt wird: „Ist denn jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Selbständigkeit?“ Mir kam gleich die nette Kardiologin in Erinnerung, die 2011 mit der Begründung von der Niederlassung absah, dass ja bald die privaten Krankenkassen abgeschafft würden.

Ist denn ein Umfeld des wirtschaftlichen Wohlstandes besser, in dem die niedergelassenen Konkurrenten ihre Marketing-Kassen prall gefüllt haben? Jeden Neupatienten müssen Sie da mühsam abwerben und zum Praxisstart viel Geld in die Hand nehmen. Jetzt, im Aftermath der Krise, haben alle genug mit sich selbst zu tun. In meiner Beratung laufender Praxen begleite ich derzeit nichts Schönes: Entlassungen, Kurzarbeitergeld, Panik-Kreditaufnahmen, hysterische Angestellte, die mit Mundschutz am Computer sitzen.

Auch bekomme ich Praxisschließungen mit. Entweder wegen einer Anordnung des Gesundheitsamtes oder auf Grund von panischen Krankmeldungen des Personals. Auf der anderen Seite erleben andere Mandanten einen plötzlichen Zuwachs an Neupatienten! Na klar, wo sollen die Patienten denn auch hin?

So traurig und dramatisch das im aktuellen Fall für alle ist, wirtschaftliche Abschwünge sind für Neugründungen tatsächlich die besseren Zeiten. Man muss die Umstände nur richtig deuten:

  • Der Staat garantiert Ihre Einnahmen sowie das Preisniveau Ihrer Dienstleistungen auch in Krisenzeiten. Zudem sind die meisten Gesundheitsleistungen Konjunktur-unabhängig.
  • Die von der Krise gebeutelten Wettbewerber stellen oder frieren ihre Marketing-Ausgaben ein.
  • Patienten orientieren sich um und probieren Neues.
  • Es ist wieder Personal auf dem Markt verfügbar.
  • Für den Umbau oder die Renovierung gibt es tatsächlich Handwerker.
  • Ganz zu schweigen von den unermesslichen Rabatten, die die Zulieferer von Maschinen und Möbeln in einer wirtschaftlichen Flaute anbieten. (Ich war selbst mal einer…)

Zudem kann man erwarten, dass Ihre Kollegen-Generation „65 plus“ jetzt vermehrt aufhören wird. Ich bekomme hierzu schon Hinweise. Man wollte eigentlich noch einige Jahre machen aber diesen wirtschaftlichen Stress brauche man dann doch nicht mehr. Es werden also vermehrt Praxen auf den Markt kommen! Bringen Sie sich in die Position, zugreifen zu können. Da eh ein bis zwei Jahre zwischen der ersten Idee und dem ersten Patienten vergehen, ist jetzt tatsächlich ein guter Zeitpunkt, anzufangen!

Wenn Sie sich vor Corona schon niederlassen wollten, dann ändert der Virus an diesem Lebensziel eh nichts. Und so haben alle meine derzeit vor der Eröffnung stehenden Mandanten ebenfalls reagiert: „Na klar machen wir weiter!“ Sie würden es sich „nicht verzeihen“, ihren Lebenstraum aus einer kurzen Panik heraus aufzugeben. Die nächste Krise möchten sie als Kapitän durchkreuzen.