Digitalisierung – wozu?

Jetzt hatte ich einige interessante Gespräche, die ich hier gerne verarbeiten würde. Es ging um meine Aussage zum Ende des letzten Beitrages, dass die Corona-Krise die generell bereits bestehende Notwendigkeit zur Digitalisierung in Arztpraxen verstärken wird. Einen Standpunkt, den ich auch außerhalb dieses Blogs vehement vertrete.

Man könne es „nicht mehr hören“, „Digitalisierung“, was bedeute dass denn überhaupt? Eine leere Worthülse oder nur ein Modewort, welches die Arztpraxen wieder einmal motivieren soll, Geld auszugeben. Ob ich nicht wüsste, dass in einer Arztpraxen Worte, Ängste und Persönliches zwischen Arzt und Patient, mithin zwischen zwei Menschen, ausgetauscht würden. Das sei das Wesen einer Arztpraxis, nicht die digitale Auftragsverarbeitung!

Alles richtig, aber das Thema wird so falsch betrachtet. Die Digitalisierung hat nur ein Ziel. Sie soll dem Arzt oder der Ärztin mehr Zeit und Ressourcen für die Behandlungen der Patienten zur Verfügung stellen! Sie soll die Praxis finanziell stabilisieren und dem Arzt Freiraum und Muße geben, seine Patienten so zu betreuen, wie er oder sie es möchte!

Wie oft komme ich in Arbeitszimmer meiner Mandanten, in denen der Schreibtisch so voller Papierstapel ist, dass man sich kaum anschauen kann. Ich übertreibe, aber immer wieder höre ich „Muss ich noch machen…“. Wie oft bekomme ich mit, dass Behandlungen kontinuierlich unterbrochen werden, weil jemand reinplatzt und unbedingt jetzt etwas von dem Arzt wissen muss. In einer Praxis meiner Optimierungs-Mandanten klingelten permanent die internen Telefone, weil die Abstimmung nur adhoc klappte. Kein System, kein grundlegender Plan und keine Ahnung wie man das ändern sollte. Man kenne das ja noch aus dem Krankenhaus, der OP-Plan war bereits überholt, als er ausgehangen wurde. Also wozu einen machen.

Andere meiner Mandanten blockieren sich mittags, abends oder immer zwischendurch Zeiten, um Akteneinträge und Rechnungen zu erstellen. Alles Zeiten, die bei der Patientenbetreuung fehlen. Zeiten, die den Tag noch hektischer machen und die Aufmerksamkeit der Behandler weiter reduziert. 

Einer meiner Mandanten erklärte mir nach erfolgreicher Gründung seiner Praxis, er wolle sich den Mittwoch Nachmittag für Verwaltung freihalten. Getroffen hatten wir uns, weil sein Geld am Ende des Monats nie reichte. Ich rechnete ihm vor, dass seine 4 Stunden Verwaltung jeden Mittwoch gut 6.000€ weniger Umsatz im Monat bedeuteten. Wir fanden einen Weg, wie diese Verwaltungsaufgaben entweder erst gar nicht anfallen oder „delegierbar“ wurden. 

Dieser gesamten Themenkomplex füllt ein ganzes Buch an dem ich parallel auch schreibe, aber aufgrund des Gründungs-Booms nur schlecht voran komme. Deswegen hier einige zusammenhanglose Beispiele, die den konkreten Nutzen der Digitalisierung aufzeigen sollen:

• Eine voll digitalisierte Praxis bedeutet, dass man alle Behandlungen, Prozeduren und Ziffernketten so im Rechner präsent hat, dass die Patientenakte samt Privatrechnung mit wenigen Mausklicks am Ende jeder Behandlung geschlossen werden kann. Inklusive Arztbrief, Rezept und Anweisungen an die folgenden Behandlungen.
• Eine voll digitalisierte Telefonanlage und Terminvergabe bedeutet nicht nur, dass Patienten auf magische Art in abgesagte Termine nachrücken. Nein, während Corona haben viele „meiner“ Praxen, das Telefon ins Homeoffice verlegt. Wenn man es modern digitalisiert, benötigt man dafür keine VPN-Tunnel oder große Bandbreiten zu Hause. Ein Browser oder ein iPad im heimischen WLAN reicht dann.
• Reichlich oft haben wir während Corona diskutiert, ob der reduzierte Umsatz denn noch für die Kosten reiche. Oder anders herum, wieviel Reduktion können wir verkraften, bevor die Lichter ausgehen? Mit einer modernen Praxissoftware und monatlichen Buchhaltungsabschlüssen, 14 Tage nach Ende des betrachteten Monats haben Sie das Ergebnis auf Knopfdruck. Man geht so tatsächlich entspannter durch die Krise!
• Ein striktes Ressourcen- und Workflow-Management bedeutet, dass viele lästige Aufgaben von Rechnern überhaupt erst übernommen werden können. Sie müssten das Leuchten in den Augen der Helferinnen einmal sehen, wenn das „Umtelefonieren“ der Patienten eines Nachmittages ganze 5 Minuten dauert. Und das Leuchten in den Augen meiner Mandanten, wenn man in der jetzt sauber getakteten und von vielen unsinnigen Aufgaben, Listen und Doppelarbeit befreiten Praxis gar keine neuen Mitarbeiter mehr benötigt. 

Dagegen habe ich viele Mandanten, die jeden Samstag in die Praxis müssen, weil sie sonst den Überblick verlieren. Andere berichten mir, dass sie unzählige leere Patientenakten hätten, wo ein Behandlungsfall eröffnet wurde, aber jetzt nach zwei Wochen könnten sie sich noch nicht einmal mehr an das Gesicht des Patienten erinnern. Geschweige denn eine Rechnung stellen. Die Sprechstunde verlaufe unkoordiniert und hektisch, was in gegenseitige Schuldzuweisungen im Team endete. 

Nach einer Bestandsaufnahme rechne ich meinen Optimierungs-Mandanten dann vor, dass man nur einige tausend Euro für neue Rechner, Telefone und fehlende Softwaremodule ausgeben müsse, um diesen Teufelskreis zu durchbrechen. Und bei den von mir begleiteten Gründungen bauen wir die Praxis natürlich gleich so auf. Wir verknüpfen vor Eröffnung Ressourcen mit Terminen, so dass jede x-beliebige Helferin ohne große Einarbeitung Kettentermine in ferner Zukunft vergeben kann. 

Die monatliche Buchhaltung übernimmt ein Scanner, der jede eingehende Rechnung oder Quittung verschlingt und direkt an den Steuerberater beamt. Keine Pendelordner, weniger Fehler oder fehlende Dokumente, keine Kopfschmerzen – den Kopf frei für die Patienten.

Das schlagendste Argument aber, warum digitalisierte Praxen Krisen besser durchstehen, habe ich im letzten Betrag bereits erwähnt. Während wir eine Praxis  in 2020 direkt in den Shut-Down gegründet und den Kalender bereits vor Eröffnung gefüllt hatten, rief mich tags drauf einer meiner Berliner Optimierung-Mandanten an. Ich könne wieder einmal vorbei kommen, alle Patienten des restlichen Tages hätten abgesagt. Er hätte die Mitarbeiterinnen nach Hause geschickt und hätte jetzt Zeit.